Hoy en día la forma más habitual de contactar con alguien en el ámbito profesional es a través del correo electrónico ( o WhatsApp si se trata de alguien más cercano). Ya sea para acordar una reunión, informar sobre alguna novedad o cerrar algún asunto importante, se puede llegar a enviar decenas de emails en un día, y como resultado, nuestras bandejas de entrada acaban por saturarse.
Los correos electrónicos se han vuelto imprescindibles. Sin embargo, en muchas ocasiones podemos encontrarnos en una situación en la que no sabemos si la forma del mensaje es la correcta para lo que queremos transmitir. Saber escribir un correo electrónico formal puede parecer algo obvio, pero en muchas ocasiones pueden cometerse algunos errores que se pueden solucionar fácilmente si seguimos ciertas reglas. Para poder enviar un correo profesional perfecto, Salvador Sicart, de Hays Response España, nos explica, basándose en su experiencia profesional, cuáles son las diez normas fundamentales a la hora de redactar un email.
Es una de las partes más importantes del correo electrónico. “El asunto debe ser atractivo y llamar la atención de quien lo va a leer” comenta Sicart. Y ni pensar en reenviar mensajes o hilos interminables. Se trata de economía de esfuerzo. Si la persona que va a recibir el correo ve ya en el asunto que se trata de algo extenso, ni lo va a mirar. Y es que hay que tener en cuenta que lo más probable es que no se dediquen más de 25 segundos en leer un email.
Cuando no se conoce el nombre de la persona a quien va a enviarse el mensaje, tendemos a generalizar e iniciar el correo con: a quien corresponda. Para Sicart este es uno de los errores más cometidos. “No hay que iniciar con ‘a quien corresponda". Si sabemos cuál el puesto de la persona se saluda indicando su posición. "Si se recibe un correo genérico se suele borrar al instante”. Por tanto, si no sabemos a quién nos dirigimos exactamente es mejor hacer un poco de investigación o confirmar el puesto ocupa la persona en cuestión.
Puede parecer lo más obvio, pero muchas veces puede olvidarse. Hay tres cosas fundamentales que se deben hacer a la hora de redactar el mensaje y esas son “ saludar, despedirse y dar las gracias al final del correo” y siempre mostrando el grado de formalidad necesario, tutear si no se conoce a la persona no es una opción.
Como hemos visto en el punto anterior, es imprescindible recordar que este tipo de correos electrónicos no están destinados a amigos o familiares, es por ello que decidir el grado de formalidad es esencial en estas situaciones. Si no se conoce al destinatario, hablar de usted y Sr. o Sra. es la regla número uno. Si se trata de alguien conocido o con quien ya se haya hablado es posible utilizar el tú (si hay un acuerdo previo). Pero una vez elegido el tratamiento, éste debe utilizarse en el resto del mensaje. “Si utilizas Sr en el saludo no se puede tratar de tú a mitad del correo. Hay que mantener la coherencia a lo largo del mensaje”.
Todo se reduce a: introducción, nudo y desenlace. La estructura es algo básico pero no se trata únicamente de saludar, dar la información y despedirse. “Después del saludo se debe seguir con un comentario o pregunta que rompa el hielo” explica Sicart. A continuación deberá aparecer la información que queremos transmitir, pero como comenta el experto, lo mejor es sintetizarlo en un párrafo no muy largo, dos como máximo si es imposible dar los datos necesarios en uno solo. Hay que tener siempre en mente el poco tiempo que se tiene para leer los correos, es por ello que la economía tanto de lenguaje como tiempo y extensión es esencial. Y para acabar, en la despedida se debe incluir un plan de acción o pasos a seguir en relación a lo que se ha comentado previamente.
Tras la despedida no hay que olvidar añadir los datos a través de los cuales pueden ponerse en contacto con uno. Sin embargo, esta i nformación va más allá del correo electrónico. Es imprescindible añadir un número de teléfono, y si se tiene, incluso un enlace a la cuenta de Twitter, LinkedIn o redes sociales del estilo. Claro está, siempre dentro de los perfiles profesionales.
Sí, revisar la ortografía parece otra obviedad, pero como cuenta Sicart, las faltas de ortografía son algo que se repiten mucho más a menudo de lo que uno podría imaginar. Enviar un correo sin revisar antes que esté correctamente redactado es como “ir a una entrevista desarreglado y sin ducharse” dice. Muestra una clara falta de interés en quien lo envía y lo único que se conseguirá es que la persona que vaya a recibirlo lo borre inmediatamente. Se pueden corregir estos errores en meros segundos, existen programas, extensiones o el propio corrector del editor de textos del ordenador con los que resulta ya casi imposible cometer una falta. No hay excusas.
Si dudas entre dirigirte de usted o tú, elige siempre usted. Nunca se va a fallar si se elige la formalidad. Como hemos comentado anteriormente, es posible que ya hubiera una conversación previa con quien va a recibir el email. Pero a no ser que la persona haya expresado su deseo de dejar ese formalismo y tutearse en su lugar, el uso del usted es la norma.
Ya tenemos nuestro correo bien estructurado, la información sintetizada, los datos de contacto incluidos… es hora de volver a revisar todo el mensaje antes de enviarlo. Asegúrate de que el objetivo del email está cumplido. Por ejemplo, si el objetivo de ese correo era fijar una reunión, fíjate que esté todo bien indicado y claro. En muchas ocasiones debido a las prisas puede que se nos olvide añadir la parte más importante y la razón por la que se está enviando el mensaje. Y vuelve a revisar la ortografía.
Y antes de pinchar sobre el botón de enviar, no se nos puede olvidar revisar dos o tres veces que el destinatario del correo es el correcto. Este error es también muy común y puede quedar en una simple anécdota si el mensaje no era extremadamente importante o si no había problemas en que la persona a quien se había enviado por error lo leyera. Pero también puede ocurrir que la información que contiene el correo sea confidencial, personal o que, como puede pasar, sea un email en el que se está hablando o criticando a terceros. Una equivocación en el destinatario podría resultar en que esa persona tenga conocimiento del mensaje, o que le llegue directamente por error. Y solucionar algo así, puede ser muy complicado.
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